員工檔案管理制度

時間:2024-05-08 10:44:24 詩琳 員工管理 我要投稿

員工檔案管理制度(精選22篇)

  隨著社會一步步向前發展,很多情況下我們都會接觸到制度,制度是國家機關、社會團體、企事業單位,為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序,保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展,依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。相信很多朋友都對擬定制度感到非?鄲腊,以下是小編為大家整理的員工檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

員工檔案管理制度(精選22篇)

  員工檔案管理制度 1

  為加強檔案管理工作,提高檔案工作質量,更好地為單位工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定,結合本局檔案工作的實際,制定本制度。

  一、檔案立卷歸檔制度

  為了使本局的立卷歸檔工作順利進行,完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料,供領導工作決策和各項工作服務,特制訂本制度。

  1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

  2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料,及時主動地交檔案管理員立卷歸檔,集中管理,任何科室和個人不得據為已有。

  3、文件歸檔范圍,按余姚市檔案局的有關規定收集。

  4、局各科室按指定的兼職檔案人員,負責本科室在工作中形成的檔案,做好收集、整理工作,并按規定時間造好移交清冊,簽字驗收,移交局辦公室。

  5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求,負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

  6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前,按規定立卷歸檔,暫由財務人員保存一年后,移交檔案管理人員。

  7、電子文件實行集中統一管理,歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

  8、各科室根據歸檔要求,在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔,把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝,編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

  9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案,每兩年要機讀抽查一次,發現問題及時補救。

  10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔,移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚,移交清單一式二份,交接雙方簽字后各執一份。

  11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作,以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用,做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致,確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

  12、隨著計算機技術和設備的更新、發展,對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本,歸版或有問題的載體仍需保存三年。

  二、檔案庫房管理制度

  1、檔案庫房是存入各類檔案的重地,庫房鑰匙由專人保管,非檔案室人員不得入內。

  2、庫房要堅固,有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施,并采取必要的預防措施和設置必要設備,確保檔案的安全。

  3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理,做好每日的溫、濕度記錄。

  4、庫房內經常保持整齊、整潔,每天下班前要認真檢查庫房,關好門窗,注意電源,清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙,確保庫房安全。

  5、庫房內檔案分類存放,排列要整齊有序,編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖,便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

  6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作,做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據。

  7、電子檔案應配備專用的電子文件柜,每年定期備份,規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備;環境溫度選定在17℃-20℃,相對濕度選定在35%-45%。

  8、檔案管理員調動工作時,應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

  三、檔案查閱利用制度

  1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用,查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續,填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途,并經黨組主要負責人批準。

  2、外單位查閱檔案資料,須持所在單位介紹信,經分管領導審批后,予以查閱。

  3、查閱檔案,只限于在指定場所進行,未經批準,不得將案卷帶出綜合檔案室。

  4、嚴守機密,不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

  5、查閱檔案和需復。ú糠只蛉浚n案材料的,應在利用效果登記表上注明,并經登記。

  6、數字檔案查詢一般通過網上進行,查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案,檔案管理員接到查詢申請后,按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

  7、要愛護檔案,不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等,如發現有上述情況者,按《檔案法》規定進行必要處理。

  8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿,查閱檔案資料者,要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱,查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》,對借閱和利用進行登記,以更好地為社會主義現代化建設服務。

  四、檔案保密制度

  1、檔案管理員要增強保密觀念,嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律,不得泄露所藏檔案的內容,不準出賣、盜竊檔案機密,違者按情節依法懲處。

  2、定有密級文件、資料,統一由專人收拆登記,發送時不得以普通郵件寄發。

  3、已歸檔的機密、秘密文件、資料,只限于直接需要的部門和人員使用,查閱時須經分管領導批準。

  4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料,應妥善保管,不要讓外來人員隨便翻閱,用后立即歸檔。

  5、對定有密級的文件、資料,未經密級審批單位批準,一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本,調離工作時收回注銷。

  6、不得擅自擴大文件、資料的.閱讀范圍,確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出,須經領導批準。

  7、不歸檔的秘密及內部(重復或多。┪募、資料,均應登記造冊,經主管領導批準,按規定統一銷毀,不準擅自處理和當廢紙出售。

  8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作,設置計算機操作系統用戶口令,安裝殺毒軟件,并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

  9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接,必須實行物理隔離。

  10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時,要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時,應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除,并做計算機修理登記。

  11、嚴格注意口頭保密,做到守口如瓶,執行保密紀律,在公共場所、投稿、通訊、通電中,不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度,不得泄露所接觸檔案內容。

  12、定期組織或結合安全保衛工作,進行保密教育和保密檢查。

  五、檔案鑒定和銷毀

  為了全面地考察室藏檔案的價值,確保室藏檔案的質量,定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定,方便檔案的管理和利用,特制定本制度:

  1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點,嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值,不得帶有隨意性。

  2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行,邀請被鑒定的單位有關人員參加,根據檔案的保管價值,對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

  3、經鑒定,尚需留存的零散檔案材料,按立卷原則,在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料,需銷毀的,由鑒定小組提出鑒定意見,編造銷毀清冊,未經登記造冊,不得擅自銷毀檔案。

  4、屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應連同存儲載體一起銷毀,并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

  5、銷毀檔案時,要有兩人以上監銷,監銷人員在銷毀前應認真清點核對,在銷毀清冊上簽章,并將銷毀情況報告鑒定小組,銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

  6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。

  六、檔案管理員工作職責

  1、熱愛本職工作,刻苦鉆研業務,努力提高工作效率,為本單位的兩個文明建設服務。

  2、加強與各級、各部門的聯系,做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作,保證其完整、及時歸檔。

  3、堅持原則,保守機密,嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故發生。

  4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼,不得泄露他人,密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理,定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性,保證數字檔案的安全保密。

  5、積極開展檔案利用,及時、準確、迅速地提供各種檔案,為本單位各項工作和領導決策服務。

  6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

  7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作,達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

  員工檔案管理制度 2

  一、文件管理

  1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關素材,做好前期的準備工作。

  2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內容詳實、準確并根據文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。

  3、各種文件在下發之前要經總經理審閱,文件下發時要迅速、及時,并做好下發記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。

  4、文件下發后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。

  5、有限定發放范圍的文件,要注意做好相關的保密工作。

  二、檔案資料管理

  1、檔案資料在收發借閱存檔銷毀各環節中,應嚴格登記。

  2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執行,同時辦理檔案資料借閱手續。

  3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內歸還,若發現丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監督下進行核對,必須做到物單相符。

  4、借閱的文檔資料未經領導批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。

  5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經總經理批示。

  6、收發傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。

  7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。

  8、在部門主管安排、監督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確,F有文檔資料與目錄清單一致。

  9、檔案柜中的'資料應保持干凈、整潔、明了。

  10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密,從而給公司帶來損失的,視情節輕重予以責任人相應的處罰。

  11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。

  12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現存文檔核對,如果出現物單不符,給公司造成損失的,視情節輕重予以責任人相應處罰。

  13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。

  14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。

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  一、為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

  三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

  四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、資料的.收集與整理

  1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

  3、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

  4、各部門專用的收、發文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

  六、資料的分類與歸檔

  1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

  2、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

  七、檔案的借閱

  1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

  2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

  3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執行。

  4、檔案借閱者必須做到:

 、賽圩o檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

 、谧⒁獍踩C,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

  八、檔案的銷毀

  1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

  3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

  4、經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

  5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

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  第一條人事檔案的內容。

  員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:

  1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷,自傳材料;

  2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;

  3、對員工的`有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;

  4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;

  5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

  第二條人事檔案保密規定。

  公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

  第三條員工個人情況變更規定。

  1、員工進入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

  2、項目內容如有變化,員工應以書面方式及時準確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

  第四條員工人事檔案的使用。

  員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析,了解公司人員結構的變動情況,為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

  員工檔案管理制度 5

  一、目的

  為了對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,規范人事檔案的管理,特制定本制度。

  二、范圍

  本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

  三、職責

  3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

  3.2 人事檔案管理:集團公司人事管理課(寧波地區)負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

  3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門,負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

  3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核,總裁負責本制度的批準執行。

  四、人事檔案管理的內容

  4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件(畢業證書、身份證、各類技術認證證書)復印件提交人事管理課,人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案(內容包括:該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料)并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別,其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容,最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

  4.1.1確立兩級檔案管理制度:一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

  4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時,應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

  4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時,由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字,確認無遺留問題;員工相關檔案調入單位時,人力資源部核對檔案材料,密封該員工人事檔案,連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料,轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

  4.2 檢查核對:人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字,確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下,也要進行檢查核對:突發事件后,如被盜、遺失、或水災火災之后;對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失;發現某些損失之后,如發現材料變酶、發現蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

  4.3 轉遞(員工異動):檔案轉遞過程如下,人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》,按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

  4.4 保密制度:由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

  4.5 統計:人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

  4.5.1人事檔案統計分類:履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

  4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新,人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》,提報人力資源部總監審核。

  五、員工人事檔案管理,應嚴格執行國家和公司有關規定。

  查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(或總裁)批準,并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

  六、相關支持文件及記錄

  員工應聘申請表

  轉遞人事檔案通知單

  員工離職通知單

  員工人事檔案統計表

  公司員工人事檔案管理制度

  第一條、為確保人事檔案的.機密性,完整性和準確性,為人事決策提供信息和依據,特制定本制度。

  第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

  第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

  第四條、新員工第一次建檔后,日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

  第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔,目錄如下:

  1、招聘登記表

  2、聘用通知書

  3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

  4、身份證復印件

  5、照片

  6、員工轉正申請表

  7、聘用合同

  8、獎懲材料

  9、任免、升降、調薪等材料

  10、其它材料

  第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。

  第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

  第八條、所有人事檔案都屬秘密文件,應妥善保管,不得隨意泄密。

  第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?偨浝碛袡嗖殚喨我粏T工的檔案,除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

  第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

  第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

  第十二條、收回檔案時,檔案管理人員必須認真檢查核對,否則追究當事人的責任。

  第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

  員工檔案管理制度 6

  1、安全檔案管理工作是一項科學的工作,是學校管理工作的重要組成部分,因此安全檔案管理人員要有強烈的責任心,嚴格執行《中華人民共和國檔案法》,迅速、準確、及時地將各類安全方面的信息、資料、文件歸檔。

  2、檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類裝訂。編制目錄,進袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要求符合上級有關部門的統一要求。

  3、檔案室是機密部位,非工作人員未經批準,不得隨便入室內。

  4、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度,借還制度,機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的`發生。

  5、檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室,不得外泄檔案中的機密,檔案資料人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂扔亂拋,應按保密紙處理和銷毀。

  6、按《檔案法》規定,要求做好收集、整理裝訂工作。

  員工檔案管理制度 7

  為加強公司檔案及文件管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,需要對檔案做好管理。

  一、公司管理檔案的范圍及管理權限的劃分

  1、公司級檔案管理范圍,由公司專人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關事宜。公司級檔案包括以下文件:

  (1)公司設立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

  (2)業務來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯系函件等);

  (3)政府、項目批文、合同;

  (4)上級機關發來的本公司有關的決定、決議、指示、命令、條列、規定、計劃等文件資料;

  (5)公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項文件流程、公司決定等);

  (6)工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

  (7)公司月度、年中、年度工作計劃;

  (8)公司簽訂的`各類合同;

  (9)公司有效證件、印章;

  (10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄等;

  (11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;

  (12)其他具有法律效益力及保護價值的文件。

  (13)各項目相關資料分類存放。

  2、檔案管理范圍,有指定專職文書管理。檔案文件如下:

  (1)報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表等;

  (2)相關業務單位函件管理;

  (3)公司媒體宣傳資料;

  二、公司檔案管理準則

  1、公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結合的體制,即堅持收集、管理文件材料的制度。由負責人主體檔案的管理,并對檔案管理工作進行督促和指導。設立專門檔案柜,配備專人分管檔案工作。

  2、了解本部門的工作業務,掌握本部門文件材料的規范范圍,收集管理本部門的文件材料。

  3、認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔,每極度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢。

  4、承辦人員需借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記。

  三、檔案管理、歸檔文件整理

  1、部門以公司名義制作的規劃規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、項目方案等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

  2、歸檔時限

  各部門專職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。應做到及時處理,切忌拖拉積壓。

  3、歸檔文件的整理

  1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。

  2) 歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復放在一起。

  3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復印件為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。

  4) 不同年度的文件分開存放。

  5) 合同按內分開,分別分為工程合同、設計合同、申元合同、申德合同。

  四、檔案的銷毀

  1、個人非經允許不得銷毀公司檔案資料。

  2、對于多余、重復、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案,由總經理批示后執行。

  五、檔案保管

  1、防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;

  2、保持檔案存放室良好的通風,做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作,門窗應結實牢固。

  3、隨時對檔案進行清理,清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和復制。

  員工檔案管理制度 8

  檔案資料是黨和國家的寶貴財富,為了做好檔案保管工作;防止檔案的損毀;延長檔案的壽命;維護檔案的完整與安全,特制定以下制度:

  一、庫房內的檔案資料,要按門類載體進行科學的分類、排列、編號,柜架排列有序。

  二、檔案室的庫房要堅固,并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設施,要定期檢查檔案保管情況,對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。

  三、要注意控制庫房內的溫濕度,不斷改善保管條件,努力達到溫濕度,不斷改善保管條件,努力達到標準的.溫濕度,濕度一般保持在14度---20度之問;相對濕度45%---65%之間,庫房要清潔衛生,定期清掃整。

  四、庫房內各種電器閘門要牢固,下班時要關閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現象,庫內嚴禁吸煙。

  五、檔案管理人員調閱搬運檔案資料要輕拿輕放,嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料,以減少檔案機械磨損。

  六、建立和完善全宗卷;并做好檔案的收進、移出、利用等日常的登記、統計工作。

  七、要提高警惕,做好保衛保密工作,防止發生任何盜竊破壞檔案資料的事件。

  員工檔案管理制度 9

  一、對本單位各門類、載體檔案均由本單位檔案室集中保管,案卷質量必須符合規范要求,方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。

  二、庫房管理應嚴格執行《檔案庫房技術管理暫行規定》做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸煙和使用明火,嚴禁存放易燃、易爆物品。

  三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案,如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況,應及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

  四、經常保持庫房、柜架整潔整齊,定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查,發現問題及時解決,檔案人員離開庫房時,必須切斷電源,管好門窗。

  五、堅持溫濕度側記和調節,檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間,相對濕度應控制在45%-60%之間。

  六、檔案庫房由專人管理,非庫房工作人員未經許可不得擅入,檔案交接應嚴格履行手續。

  員工檔案管理制度 10

  一、檔案保管制度

  1、檔案實行專人管理,嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

  2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

  3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。

  4、檔案箱、櫥進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。

  5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。

  6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。

  二、檔案保密制度。

  1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。

  2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。

  3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

  4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家和公共場所查閱。

  5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。

  三、檔案借閱制度:

  1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

  2、本單位人員查閱涉及本單位機密的有關檔案,須經領導批準后方可查閱。

  3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

  4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、溝畫、撕拆、抽取檔案。

  5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批準,限十天內歸還,并辦理借閱登記手續。

  6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后接收,發現問題要查明原因,報領導處理。

  四、檔案鑒定制度:

  1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。

  2、鑒定工作要在分管領導的主持下,由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。

  3、對鑒定后繼續保存的檔案要調整保管期限,并在備考表注明鑒定時間、意見,由小組負責人簽字。

  4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準手續,寫出書面報告,編制銷毀消冊,報有關領導批準。

  5、銷毀檔案時要有2個監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。

  五、檔案移交制度:

  1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。

  2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的`全部檔案。

  3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

  4、交接雙方必須根移交目錄清點核對,并在交接文據上簽字蓋章。

  5、檔案人員調動工作時,也必須辦理上述移交手續,并經分管領導簽字認證后方可離開崗位。

  六、檔案立卷歸檔制度:

  1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其他有關材料、錄音錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

  2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

  3、每年將有保存價值的文件材料,按照"年度一機構一問題"和文件形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,分類準確,合理組卷。

  4、立卷要做到書面材料規范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標題確切簡單,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。

  5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。

  6、各處室歸樓的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續。檔案室對接收的案卷進行質量檢查,及時登記,編目上架。

  7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

  七、檔案統計制度:

  1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

  2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺賬,做到數字準確。

  3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。

  4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。

  5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規范化。

  八、檔案的開發利用

  1、充分利用檔案為教育教學服務

  2、查閱檔案時必須保持案卷整潔、嚴禁涂改。

  3、對檔案的利用要及時登記。

  員工檔案管理制度 11

  第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管,并指派專人負責,做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的.完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應科學合理,便于查找。在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

  第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后,應對移交檔案進行嚴格檢查,確保后續托管業務能順利開展。

  第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議,做好編目工作,并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

  第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度,在歸還時要核對是否有遺漏或損害,及時放回原處。

  第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

  員工檔案管理制度 12

  一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務,檔案屬于涉及托管人員隱私,未經許可不得外借、外傳。

  二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請單》

  三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人,經過相關審批流程后方可借閱。

  四、外單位來人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經科長簽字批準,方可查閱。

  五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管領導批準。

  六、外借的.檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

  七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等,應立即知會辦公室進行處置。

  八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時做好催還工作。

  九、借出和歸還檔案時,應做好清點手續,由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

  員工檔案管理制度 13

  一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

  二、檔案庫房是機要重地,除管理人員外,其他人員不得隨意進入檔案庫房。

  三、庫房要保持清潔和相對溫濕度,以利檔案保管。同時做好“八防”(防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等)工作。

  四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外,不得擺放任何與檔案庫房無關的物品,檔案裝具排放,應做到整齊劃一,符合通風、防塵要求。

  五、根據檔案庫房情況需要,可配備換氣扇、滅火器等專用設備,并定期保養,使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14—24℃,相對濕度40%—60%之間的'規定要求。

  六、檔案室要防止陽光直射,庫房照明光源應用白熾燈;檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

  七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對,做到帳物相符。

  八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管,不得丟失。

  員工檔案管理制度 14

  一、用心宣傳黨和國家關于檔案管理的法規、條例。

  二、遵守各項檔案業務規章制度。

  三、維護檔案的完整、系統和安全,定期檢查檔案保管狀況,改善檔案保護技術,嚴守國家機密。

  四、用心開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確帶給所需檔案和資料。

  五、深入基層,開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。

  檔案鑒定制度

  一、在主管校領導主持下,由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、群眾審查,具體工作由檔案室組織。

  二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權限,有異議時由鑒定組裁定。

  三、檔案到達開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的.決定。

  四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

  五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經主管領導批準后,方可存、毀。

  六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時光、參加鑒定人員);銷毀時由3人執行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

  員工檔案管理制度 15

  一、設立健康檔案資料柜,以戶為單位,為家庭和居民建立健康檔案。

  二、健康檔案要集中保管,按行政村名和編號順序存放,保持整潔、美觀和規范有序,逐漸實行計算機化管理。

  三、責任醫生要對健康檔案進行按照60歲以老人、困難群體、兒童、孕產婦、慢性病人進行分類專冊登記,檔案盒要目錄和分類信息登記。

  四、定期開展隨訪工作,每年免費隨訪4次,結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢,以及兒童預防接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發現的健康問題,進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。

  五、各科醫師應及時登記已經獲取的各種信息,并進行分析統計,及時反饋,以便及時納入該居民本人的'健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時允許隨帶健康檔案,出院后繼續交本院保管并及時將本次住院概況記入檔案。

  六、非本院衛生專業技術人員,不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。未經院長同意,任何人不得調出、轉借各種檔案資料。

  員工檔案管理制度 16

  一、目的:

  規范商戶檔案資料的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

  二、職責:

  1、營運部經理負責審批檔案對內的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。

  2、營運部指定人員負責檔案的日常管理工作。

  三、適用范圍:

  包含但不限于項目客戶往來信函、裝修管理文件,租賃合同、物管合同、轉租撤場等相關資料與文件。

  四、工作要點:

  1、所有商戶檔案進行編號,一個客戶立一個檔案袋,分樓層或業態進行存檔;

  2、所有商戶的`檔案袋應設立目錄,并在目錄上記載詳細的入冊內容與時間;

  3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續,并通過營運部經理簽字方可借閱;

  4、負責檔案管理的人員在借閱商戶檔案時,應向借閱者當面清點好檔案袋中的詳細的資料,并完成雙方交接簽字手續;

  5、商戶檔案的借閱,當天須歸還,如超過一天時間,須經營運部經理審批同意;

  6、商戶檔案歸還時,檔案管理人員按當時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤后,雙方完成交接手續;

  7、檔案管理人員,應每半年對商戶檔案進行清查與整理,每年年底應對商戶檔案進行歸類存檔。

  員工檔案管理制度 17

  第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管,并指派專人負責,做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的`完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應科學合理,便于查找。在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

  第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后,應對移交檔案進行嚴格檢查,確保后續托管業務能順利開展。

  第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議,做好編目工作,并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

  第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度,在歸還時要核對是否有遺漏或損害,及時放回原處。

  第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

  員工檔案管理制度 18

  1、學校安全工作建立安全檔案,并設專人管理,由李媛媛老師負責。

  2、上級主管部門關于學校安全工作下發的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。

  3、學校制定的安全管理計劃各種安全管理制度,突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。

  4、學校自查安全隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸檔。

  5、對于突發安全事故,應同步介入收集相關材料歸檔備查。

  6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書,學校和家長簽訂的安全責任書都要裝訂歸檔管理。

  7、學校每周的.安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。

  8、學校安全工作檔案實行借還登記制度,按檔案管理條例進行管理。

  9、管理人員隨時搞好安全檔案的保管,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。

  10、管理人員隨時注意收集整理安全管理材料并及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。

  11、管理人員有權向安全事故處理小組提供有關方面的材料依據和被認可的證明材料。

  員工檔案管理制度 19

  一、學校檔案實行統一指導、綜合管理、專人負責的管理方法,任何處室和個人不得將檔案據為已有。

  二、檔案室做到專室、專柜、專夾,裝備必需的工作設施,任何處室和個人不得挪措檔案室設備。

  三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴格做好檔案的'鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。

  四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續,不得損壞,散開漏頁,劃圈涂抹,并按期歸還。

  五、學校檔案不向外人借閱,特殊情況需經學校檔案工作指導小組負責人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內并在專職檔案人員的監視下抄錄有關內容或出具有關證明。

  六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點,編制出有使用價值的資料聚集及檢索工具,最大限度地發揮其綜合效益。

  七、經常性地做好庫房管理工作,嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕,學校檔案工作指導小組要定期進展檢查,發現問題及時補救。

  八、做好平安保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案喪失或毀壞的,要追究有關人員法律責任。

  員工檔案管理制度 20

  為了加強我處的檔案管理,理順檔案管理工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本檔案管理制度。

  1、辦公室是管理處檔案的歸口管理部門,負責檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對檔案室的.業務領導和工作實務指導。

  2、各股室所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。

  3、檔案室是管理處檔案的專管機構,在行辦公室的領導下,做好檔案管理的相關工作。

  4、各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔

  5、各類外來文件、資料由辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由辦公室回收立卷留存。

  6、員工要注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門歸檔案保管,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交辦公室歸案保管或交本股室歸案保管。

  7、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

  8、檔案管理員要保證原始資料齊全完整、安全保密和使用方便。

  9、員工借閱檔案由股室負責人向辦公室領導核批,借閱者要愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

  10、本處以外單位或個人需要調取檔案必須持有證明到辦公室核批才能提檔。

  員工檔案管理制度 21

  一、檔案是國家的寶貴財富,未經鑒定,任何人不得隨意銷毀到期的檔案。

  二、鑒定工作要在社區居委會主管領導下,由分管領導、檔案工作人員和有關人員組成鑒定小組,根據檔案的.保存價值和本社區居委會“檔案保管期限”進行。

  三、定期對庫存檔案進行鑒定,鑒定時,必須嚴格掌握,慎重從事,準確地判斷檔案的存毀。

  四、對于短期(15年以下)的檔案,到期后應逐件審查,根據實際情況,直接判定其價值,一時無法確定其價值的應按照“保存從寬,銷毀從嚴”的精神辦理。需要保存的文件取出留存,延長保管期限,對保管期限滿,無需繼續保存價值的按規定手續銷毀。

  五、對于無保存價值的檔案,經鑒定小組提出鑒定銷毀意見,將需要銷毀的檔案登記造冊,經分管領導批準后,由二人在指定地點監銷,批準和執行銷毀人員在“銷毀情況”上簽字,以示負責。

  六、銷毀檔案時要嚴格執行保密制度,嚴防遺失和泄密。檔案銷毀后,檔案部門應妥善將銷毀清冊加以存檔保管。

  員工檔案管理制度 22

  一、學校檔案實行統一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法,任何處室和個人不得將檔案據為已有。

  二、檔案室做到專室、專柜、專夾,配備必需的工作設施,任何處室和個人不得挪措檔案室設備。

  三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴格做好檔案的'鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。

  四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續,不得損壞,散開漏頁,劃圈涂抹,并按期歸還。

  五、學校檔案不向外人借閱,特殊情況需經學校檔案工作領導小組負責人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內并在專職檔案人員的監督下抄錄有關內容或出具有關證明。

  六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作,要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點,編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發揮其綜合效益。

  七、經常性地做好庫房管理工作,嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕,學校檔案工作領導小組要定期進行檢查,發現問題及時補救。

  八、做好安全保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關人員法律責任。

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